Obecnie zarząd nad nieruchomością wspólną sprawuje administrator narzucony przez dewelopera (tzw. "zarząd powierzony" - art. 18 ustawy o własności lokali) - firma Admico.

Chcemy rozpocząć proces zmiany na zarząd właścicielski (art. 20 ustawy o własności lokali), abyśmy to my - właściciele - decydowali o sprawach naszej wspólnoty i mieli swobodę wyboru i odwoływania administratora.

W celu zmiany powierzonego zarządcy na własny zarząd wspólnoty potrzebne są następujące kroki:

1. Organizacja zebrania wspólnoty:

   1. Wybranie miejsca i czasu dla zebrania.
   2. Zebranie podpisów 10% udziałów w nieruchomości pod wnioskiem o zwołanie zebrania wspólnoty, na którym uchwała o zmianie zarządu zostałaby podjęta. Dla lokali, które mają więcej niż jednego współwłaściciela (w tym też małżeńska wspólność majątkowa) podpisy muszą być zebrane od wszystkich współwłaścicieli. W przypadku lokali wynajmowanych, podpis składa właściciel, a nie najemca.
   3. Dostarczenie wniosku o zwołanie zebrania do aktualnego zarządcy (Admico), które powinno rozesłać informację o zebraniu do wszystkich udziałowców. Nieistotne jest, czy z Admico się z tego wywiąże, zebranie odbędzie się nawet bez ich udziału. My jako właściciele wrzucimy zawiadomienia do szkrzynek pocztowych oraz rozwiesimy w nieruchomości ogłoszenia o zebraniu, tym samym wypełniając zgodne z orzecznictwem wymagania do uznania zebrania za prawidłowo zwołane.

2. Zbieranie głosów:

   1. Wybranie reprezentantów współwłaścicieli, którzy chcą być jednocześnie kandydatami do zarządu wspólnoty. Te osoby zostaną pełnomocnikami do głosowania w imieniu właścicieli mieszkań, aby osobiste stawiennictwo poszczególnych właścicieli nie było konieczne. Konieczne jest posiadanie kilku pełnomocników, aby w razie niespodziewanej nieobecności jednego z nich, inni mogli go zastąpić podczas głosowania.
   2. Namówienie właścicieli ponad 50% udziałów w nieruchomości do podpisania pisemnego pełnomocnictwa dla wybranych reprezentantów do głosowania w ich imieniu w czasie zebrania. Dla lokali, które mają więcej niż jednego współwłaściciela (w tym też małżeńska wspólność majątkowa) podpisy muszą być zebrane od wszystkich współwłaścicieli. W przypadku lokali wynajmowanych, podpis składa właściciel, a nie najemca.
   3. Tylko zebranie pełnomocnictw ponad 50% udziałów przed zebraniem gwarantuje sukces całej operacji. Wtedy zebranie może się odbyć nawet w minimalnym gronie 1 pełnomocnika i notariusza. Jeśli pełnomocnictwa z 50% udziałów nie zostaną zebrane, mogłoby dojść do sytuacji, gdzie nieobecność współwłaścicieli uniemożliwi podjęcie uchwały i cały misterny plan spali wtedy na panewce. W takim wypadku cały proces znacznie się wydłuży a organizatorom może zabraknąć zapału do organizacji drugiego podejścia.
   4. Osoby, które stawią się na zebraniu mogą oczywiście mieć zwrócone pełnomocnictwa i mogą głosować samodzielnie. Pełnomocnictwa są zabezpieczeniem na wypadek, gdyby ktoś ze współwłaścicieli deklarował się, że przyjdzie na 100%, ale w ostatniej chwili jednak nie dotrze ze względu na jakieś zdarzenie losowe. Jest nas 229 mieszkań, przy takiej ilości w grę wchodzi już statystyka.
   5. Sugerowane jest zebranie około 55% udziałów na wypadek, gdyby ktoś zmienił zdanie.

3. Przegłosowanie uchwał podczas zebrania:

   1. Na zebraniu muszą się pojawić: pełnomocnik/pełnomocnicy wspólnoty oraz notariusz. Obecność pozostałych współwłaścicieli i Admico jest opcjonalna.
   2. Notariusz sprawdzi i potwierdzi moc pełnomocnictw (przeliczy czy udziały przekraczają 50%).

   3. Zostanie podjęte głosowanie nad dwoma uchwałami:

   4. zmiany sposobu zarządu nieruchomością wspólną (odwołanie zarządu powierzonego Admico na rzecz własnego zarządu),

   5. wybór członków zarządu wspólnoty.

   6. Dzięki posiadaniu wcześniej zebranych pełnomocnictw ponad 50% udziałowców głosowanie ma 100% szansę sukcesu.

Powstały zarząd wspólnoty staje się takim zarządcą jak Admico i może zatrudnić dowolnego administratora jak również go zwolnić bez konieczności konsulacji ze współwłaścicielami. Zwyczajowo decyzje takie są konsultowane ze współwłaścicielami i motywowane. Ważne jest to, że od chwili wyboru zarządu zmiana administracji na nową firmę to kwestia wypowiedzenia umowy bez podawania powodu przez zarząd, stąd wybrany administrator ma motywację do starania się o zadowolenie wspólnoty, ponieważ proces jego zmiany jest banalny. Zarząd może też pozostawić Admico jako zatrudnionego administratora, jeśli współwłaściciele będą zadowoleni z jego usług, z zastrzeżeniem, że Admico będzie od teraz podlegać zarządowi wspólnoty.

Najbardziej krytycznym krokiem jest zebranie pełnomocnictw. Będzie to proces długi i mozolny, hamowany nieobecnością właścicieli w lokalach (jeszcze się nie wprowadzili/nie można ich złapać/nie są przekonani/w lokalu są najemcy). Ciężar zbierania pełnomocnictw będzie leżał na reprezentantach i chętnych pomocnikach, którzy będą chodzić po mieszkaniach i zbierać podpisy.

Jako kandydaci na reprezentantów i członków zarządu dysponujemy już następującymi szablonami dokumentów:

• wniosek o zwołanie zebrania,
• zawiadomienie o zebraniu,
• pełnomocnictwa,
• uchwały do przegłosowania.

Biorąc pod uwagę doświadczenie z innych inwestycji, fakt iż księgi wieczyste wyodrębnionych lokali jeszcze są procesowane oraz to, że wspólnota jest jeszcze świeża i przeważająca liczba właścicieli jeszcze się nie wprowadziła, sugerowany termin zebrania to wiosna/lato 2026 r., aby dać nam czas na uzbieranie pełnomocnictw 50% udziałowców.